Hoe bereid ik een vergadering voor?

1. Voorbereiding is alles

Regel nummer 1 is op zijn minst het dubbele aan tijd te besteden aan de voorbereiding dan de tijd die staat voor de meeting. Dus voor een 1 daagse vergadering, plan op zijn minst 2 dagen tijd in voor de voorbereiding. Meer is natuurlijk nog beter.

2. Zorg dat alles logistiek geregeld is

Boek een locatie die zorgt voor een 9+ beleving, incl. de nodige technische infrastructuur zoals een lcdscherm en goede wifi. Zorg samen met de locatie op basis van jouw wensen ook voor een culinaire invulling van de dag incl, vers gemaakte koffie, thee en fris en zoete- en hartige versnaperingen.
Verzend de uitnodigingen ruim van te voren en vergeet niet het adres te vermelden! Zorg ook dat de begin en eindtijd van de vergadering in het eerste gedeelte van de uitnodiging staat. En vraag mensen niet te vertrekken voor het einde van de meeting.

3. Bepaal de agenda met alle deelnemers

Zorg ervoor dat je voldoende tijd hebt voor ieder vergaderpunt. Probeer een natuurlijk verloop in de agenda bouwen en eindig niet met het meest belangrijke topic. Je hebt misschien de tijd aan het eind van de meeting hard nodig als het bespreken van de andere topics onverhoopt langer duurt dan gedacht.

4. Zorg dat er voldoende tijd is

Het is fijn als je rustig alle topics kunt doornemen. Zorg ook voor voldoende tijd voor het bespreken van zaken die niet op de officiële agenda staan. Sommige deelnemers zien andere voor het eerst en waarderen deze tijd om te netwerken of andere zaken te bespreken. Bij een meerdaagse bijeenkomst, plan het diner goed en ga niet naar die hippe tent waar de muziek zo hard staat dat men elkaar niet meer kan verstaan.

5. Zorg dat ieder agendapunt leidt tot een overeenstemming

…of de bevestiging dat men het niet met elkaar eens is. Niets is vervelender dan 2 uur vergaderen zonder enig resultaat.

6. Het leiden van een meeting is geen one man show

Als facilitator of voorzitter ben je de deelnemers tot dienst. Luister naar iedereen. Iedere deelnemer heeft iets toe te voegen. Iedereen heeft gelijk, vanuit hun visie. Toon compassie.

7. Het leiden van een vergadering is intensief werk

Zorg voor voldoende nachtrust. Jouw enthousiasme en energie is besmettelijk. Als jij energiek bent, zijn de deelnemers dat ook. Hou het energieniveau van de meeting in de gaten. Zorg voor zogenaamde energizers of oppeppers indien nodig.

8. Het juist afsluiten van de meeting is net zo belangrijk als een goede start

Zorg dat je voldoende tijd hebt voor een afsluitronde en vraag de deelnemers of de vergadering aan hun verwachtingen heeft voldaan, wat goed was en wat de volgende keer beter moet. Wees niet bang voor kritiek, iedere vergadering is een kans om iets nieuws te leren.
LOODS10 helpt je graag de dag zelf goed te laten verlopen, zodat je je geheel kunt richten op andere belangrijke zaken die ook aandacht behoeven. Mail naar info@loods10oudewater.nl en informeer naar de mogelijkheden.

Bron: Meetables